淺談公路工程檔案的收集與整理靳紅娟（江西省路橋工程集團(tuán)有限公司，江西 南昌 330000）

摘 要：針對(duì)公路工程施工中檔案收集與整理中的一些問題及怎樣做好檔案的收集與整理談了些不成熟的看法，希望能為以后的公路工程檔案的收集與整理提供一些借鑒和參考。關(guān)鍵詞：公路工程；檔案；收集與整理

0 前 言公路工程建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，因而形成了檔案種類多、數(shù)量大、價(jià)值高。這些工程檔案是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要技術(shù)資料，是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定的基礎(chǔ)圖文材料，特別是對(duì)隱蔽工程和建成后不容易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的，不可替代的重要價(jià)值。更是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù)和項(xiàng)目建成后運(yùn)行、管理、養(yǎng)護(hù)和改造的重要依據(jù)，具有重要的憑證、法律價(jià)值。雖然公路工程檔案有其重要意義，然而縱觀目前工程檔案管理現(xiàn)狀，普遍存在重工期；重質(zhì)量；忽視檔案資料的收集、整理等基礎(chǔ)工作的現(xiàn)象。有好多在建設(shè)過程中應(yīng)該整理的檔案資料，卻留待工程結(jié)束后才去進(jìn)行整理，致使收集資料難度加大。造成最終的工程資料不完整，不規(guī)范。我在參與工程檔案整理工作中對(duì)此深有體會(huì)。由于交通設(shè)施項(xiàng)目流動(dòng)、分散、規(guī)模大，周期長(zhǎng)，涉及人員面廣等特點(diǎn)，要將包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位等部門的工程資料完好無損地收集歸檔難度相當(dāng)大。為此本文著重對(duì)公路工程檔案的收集與整理談些不成熟的看法。1 公路工程檔案管理工作中存在的一些問題1.1 施工管理與工程檔案管理脫節(jié)施工單位在施工過程中不重視檔案材料的及時(shí)收集和整理，最后往往導(dǎo)致竣工后資料參差不齊，記錄不全，不能準(zhǔn)確地反映工程真實(shí)情況，影響了工程技術(shù)文件系統(tǒng)的準(zhǔn)確和完整。比如說工程照片、工程錄像，施工日志也作為歸檔管理資料，但實(shí)際往往并沒有重視這方面資料的收集，對(duì)于一些隱蔽工程的施工照片到竣工驗(yàn)收時(shí)才去收集已經(jīng)為時(shí)過晚；施工日志應(yīng)是做為施工人員的工作記錄，做好施工日志對(duì)填寫資料的相關(guān)數(shù)據(jù)顯為重要，但實(shí)際工作中很少有人自始至終地堅(jiān)持寫施工日志，其實(shí)這些資料如果在施工過程中收集、整理會(huì)是件容易的事，但往往由于人們不夠重視而被忽視，到竣工驗(yàn)收時(shí)再去收集這些資料就增加了難度，諸如此類，本來工程其內(nèi)在質(zhì)量、外觀質(zhì)量均達(dá)到優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)，但由于竣工資料殘缺而被扣分，使原本可以評(píng)優(yōu)良的工程僅為合格。1.2 表格沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)其次，施工用表沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，填寫的數(shù)據(jù)內(nèi)容重疊，應(yīng)按實(shí)際操作和設(shè)計(jì)要求所反映的特定內(nèi)容被遺漏，竣工資料編制的辦法五花八門，沒有統(tǒng)一章法。1.3 檔案管理水平差檔案管理水平不夠?qū)I(yè)，許多歸檔的資料不符合歸檔要求，比如在工程資料中存在不少復(fù)印件，甚至是復(fù)印材料多次復(fù)印件，內(nèi)容模糊不清，有的復(fù)印件經(jīng)涂改后再復(fù)印，字跡難以辨認(rèn)，經(jīng)不起長(zhǎng)期永久性保存。這些歸檔資料在以后使用中難以成為可靠，真實(shí)的文件依據(jù)，給竣工檔案整理帶來不必要的麻煩和損失。2 問題產(chǎn)生的原因2.1 工程檔案管理意識(shí)淡薄工程項(xiàng)目檔案文件的產(chǎn)生貫穿于工程建設(shè)全過程，其形成，積累和管理應(yīng)由建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工單位根據(jù)各自的分工及時(shí)進(jìn)行收集整理。一些施工單位認(rèn)為工程檔案的管理只是事后的一種文件的整理工作，與工程進(jìn)度、質(zhì)量等比起來無關(guān)緊要，他們?cè)诠こ探ㄔO(shè)過程中大多注重工程資料的目的為了計(jì)量，只要能計(jì)量，以后的事情另當(dāng)別論，比如說某個(gè)隧道路面28d強(qiáng)度達(dá)到后已經(jīng)計(jì)量了，而在做評(píng)定資料時(shí)查找相關(guān)資料卻被丟失了。不重視資料的收集和整理，忽略了對(duì)資料有效性、規(guī)范化和完整性的控制，使得形成的工程資料在質(zhì)量出現(xiàn)了物質(zhì)形態(tài)不統(tǒng)一，信息記錄要素不完整的狀況。2.2 工程檔案編制辦法不統(tǒng)一我國(guó)交通工程尚沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的竣工資料編制辦法，而是由各省交通行業(yè)自行制定。由于竣工檔案不同于一般文書檔案，它的形成不但要符合行業(yè)管理的要求，還要符合檔案編制的規(guī)范要求，在驗(yàn)收交工時(shí)既要通過行業(yè)的審查，還要通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收?，F(xiàn)在大多建設(shè)單位把竣工資料委托給專門的檔案管理單位保管。在檔案管理時(shí)，管理者往往憑自己對(duì)有關(guān)文件理解來確定文件的編制辦法，致使同一施工單位在不同的地區(qū)，竣工文件的編制辦法出現(xiàn)不一致的狀況，造成竣工資料的返工，使得施工承包單位無所適從。2.3 施工管理用表格式不統(tǒng)一工程用表是公路工程項(xiàng)目管理的一種表現(xiàn)形式，它是根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)工程質(zhì)量控制而在工程施工過程中形成的原始記錄。由于我國(guó)交通行業(yè)還沒有制定出統(tǒng)一的工程管理用表，各省只能根據(jù)《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（JTJF80/1-2004）及交通部頒發(fā)的《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》等國(guó)家規(guī)范、辦法來編制用表。由于各地對(duì)規(guī)范的理解不一，在施工用表的設(shè)計(jì)中，又缺乏科學(xué)合理的設(shè)置。格式各自不相同，有些公路工程項(xiàng)目的施工用表如何設(shè)置在公路《規(guī)范》中甚至沒有說明，使得各施工單位只能根據(jù)各自對(duì)表式的理解來編制或填寫，造成填寫的數(shù)據(jù)內(nèi)容重疊，沒有科學(xué)反映客觀實(shí)際情況。另外，我國(guó)工程規(guī)范的修改時(shí)又跟不上我國(guó)施工技術(shù)的發(fā)展，使得目前的施工用表更難以適應(yīng)工程技術(shù)的發(fā)展要求。2.4 公路工程檔案管理人員專業(yè)化程度不一由于公路工程檔案管理與工程息息相關(guān)，這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平有一定的要求。而大多工程上的檔案管理人員不是本專業(yè)的技術(shù)人員就是剛畢業(yè)的學(xué)生，缺少工程技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，難免給資料的整理也帶來了一定的困難。3 對(duì)策與措施3.1 提高檔案管理意識(shí)提高工程各級(jí)管理部門的檔案管理意識(shí)，重視建設(shè)過程中資料的收集工作。施工過程中形成的真實(shí)的內(nèi)業(yè)資料是公路竣工資料整理之基礎(chǔ)。因此，必須建立一套建設(shè)過程中收集資料的制度，建設(shè)單位不定期的組織專職人員檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不完善的地方，及時(shí)解決，同時(shí)避免以后的工作出現(xiàn)類似的問題

土工格柵是一種主要的土工合成材料，與其他土工合成材料相比，它具有獨(dú)特的性能與功效。常用作加筋土結(jié)構(gòu)的筋材或復(fù)合材料的筋材等。土工格柵適用于各種公路、鐵路、機(jī)場(chǎng)的路基增強(qiáng)路面增強(qiáng)。適用于大型停車場(chǎng)和碼頭貨場(chǎng)等永久性承載的地基增強(qiáng)。適用鐵路、公路的邊坡防護(hù)。適用的涵洞增強(qiáng)。適用于單向拉伸土工格柵增強(qiáng)后的土坡的二次增強(qiáng)，進(jìn)一步增強(qiáng)土坡，防止水土流失。礦山、坑道加固。

。對(duì)不符合要求的不予計(jì)量、驗(yàn)收，承包人未上交合格的資料，業(yè)主應(yīng)不予結(jié)算?？⒐べY料的收集和整理列入工作計(jì)劃，在工程監(jiān)理和工程施工招投標(biāo)、評(píng)標(biāo)時(shí)就要把施工組織計(jì)劃中對(duì)資料的收集作為一項(xiàng)評(píng)分指標(biāo)的要求，促進(jìn)工程施工過程中對(duì)資料的收集、整理。3.2 制定統(tǒng)一竣工資料編制規(guī)范交通建設(shè)、檔案等職能部門應(yīng)協(xié)調(diào)配合，制定適用于交通建設(shè)行業(yè)使用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一竣工資料編制規(guī)范。由于交通部所頒發(fā)的各類工程管理標(biāo)準(zhǔn)、辦法之間不統(tǒng)一，交通部的要求與國(guó)家檔案局的要求也不一致，因此建議交通主管部門組織一批有經(jīng)驗(yàn)的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)管理、造價(jià)、質(zhì)量監(jiān)督等領(lǐng)域的專家。組成課題組，根據(jù)交通部和國(guó)家檔案局等有關(guān)文件的規(guī)定，編制一套適合于公路建設(shè)竣工文件的編制辦法，作為國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來使用。3.3 統(tǒng)一交通工程建設(shè)表式盡快由交通行業(yè)有關(guān)職能部門牽頭，統(tǒng)一交通工程建設(shè)表式。目前全國(guó)各省市都按照交通部編制的《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》JTGF80-1-2004等一系列規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)編制了各類表格，在長(zhǎng)期使用中已積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，建議和編制統(tǒng)一竣工資料規(guī)范一樣，編制一套完整的公路公程統(tǒng)一用表，這套表格可作為規(guī)范的附件。編制一套既符合現(xiàn)代施工技術(shù)要求，又符合檔案要求的范本，并附上填表說明。例如，目前大多數(shù)表格中出現(xiàn)的監(jiān)理簽字一覽，哪些空格應(yīng)由旁站監(jiān)理簽字，哪些空格應(yīng)由駐地高監(jiān)簽字，哪些應(yīng)由總監(jiān)簽字，都應(yīng)一一說明。有了詳細(xì)的說明，施工、監(jiān)理單位就可按標(biāo)準(zhǔn)操作，簡(jiǎn)便易行。3.4 公路工程資料收集、整理應(yīng)納入工程日常管理工作范疇3.4.1落實(shí)組織和人員 監(jiān)理、承包人都應(yīng)根據(jù)收集、整理資料工作量的大小合理配置人員，做到資料收集與施工同準(zhǔn)備、同進(jìn)行、同完成的“三同步”收集齊全后及時(shí)整理，不留尾巴。負(fù)責(zé)編制竣工資料的人員必須熟悉并參與項(xiàng)目建設(shè)的全過程。3.4.2監(jiān)理應(yīng)用時(shí)檢查資料的收集、整理情況 監(jiān)理在檢查工程施工的同時(shí)應(yīng)檢查資料的收集、整理是否與施工同步，是否符合要求，是否進(jìn)行了抽驗(yàn)、與承包人檢查的結(jié)果是否相符等等。3.4.3如實(shí)記載建設(shè)全過程 此外要如實(shí)地記載建設(shè)的全過程，工程照片就顯得很重要，在整理編制竣工資料時(shí)加以歸納。3.5 舉辦培訓(xùn)班舉辦公路工程檔案管理培訓(xùn)班，普及工程建設(shè)檔案管理知識(shí)。編制公路工程資料的工作是由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位共同完成的，而主要工作是由承包人完成。由于這些人員來自五湖四海。知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)驗(yàn)參差不齊。為使所編制公路工程資料完整及規(guī)范，提高工程資料管理的專業(yè)性，有必要在編制竣工資料之前組織他們進(jìn)行培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)工程技術(shù)專業(yè)和檔案技術(shù)專業(yè)的專家授課、輔導(dǎo)。3.6 努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì) 工程建設(shè)中所涉及的所有工程建設(shè)單位工作人員，其檔案管理知識(shí)往往不在同一水平線上。因此要及時(shí)調(diào)查了解各單位的具體情況，可以做到宣傳先進(jìn)，向先進(jìn)學(xué)習(xí)。這樣有利于提高工程檔案的整體水平，也有利于提高工程管理水平。另外還要加強(qiáng)單位與單位之間的溝通，以學(xué)他人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，學(xué)習(xí)檔案管理中好的做法。4 結(jié) 語公路工程檔案作為一種信息資源，對(duì)于確保工程的安全使用和正常運(yùn)營(yíng)，促進(jìn)城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。通過以上這些措施的落實(shí)，將有利于加速工程建設(shè)的科技進(jìn)步，并將其建設(shè)水平不斷推上新的臺(tái)階。